규정 및 지침
2019-05-14 00:00
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한국천주교주교회의 문서고 운영 규정(주교회의 2019년 춘계 정기총회 개정 승인)

한국천주교주교회의 문서고 운영 규정
(주교회의 2005년 춘계 정기총회 승인, 주교회의 2019년 춘계 정기총회 개정 승인)


제1절 문서고 설치 및 운영


제1조(이름) 이 문서고의 이름은 ‘한국천주교주교회의 문서고’(이하 ‘문서고’)로 한다.
제2조(소속) 문서고는 한국천주교주교회의 사무처 안에 둔다.
제3조(목적) 이 규정은 문서고를 운영ㆍ관리할 수 있도록 필요한 사항을 정하는 데 있다.
① 기록물을 이관(移管)ㆍ수집하여 안전하게 보존한다.
② 기록물을 체계적으로 관리하고 활용한다.
③ 기록물의 오용과 남용, 훼손과 망실을 막는다.
제4조(정의) 이 운영 규정에서 사용되는 용어의 정의는 다음과 같다.
① ‘기록물’이란 주교회의 업무 수행 과정에서 생산하거나 접수한 문서, 도서, 시청각물, 전자 문서 등의 기록 정보와 행정 박물을 의미한다.
② ‘문서고’란 기록물을 수집ㆍ관리ㆍ보존하는 곳이다.
③ ‘기록물 관리’란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관(移管)ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 등 이에 부수되는 모든 업무를 의미한다.
④ ‘분류체계’란 업무의 흐름을 잘 파악할 수 있도록 업무를 기능 기준으로 분류하거나 생산ㆍ접수한 조직을 중심으로 분류하여 기록물을 관리하는 방법이다. 주교회의는 기능분류를 주(主) 분류체계로 하고, 조직분류를 보조 분류체계로 채택해서 다중 분류체계를 활용하고 있다.
⑤ ‘단위업무’란 주교회의 분류체계의 소기능(小機能)을 유사성, 독자성 등을 고려하여 영역별, 절차별로 세분한 업무를 의미한다.
⑥ ‘기록물철’이란 기록물 관리의 기본단위로서 단위업무의 범위 안에서 관련 기록물을 편철한 1개 이상의 묶음을 의미한다.
⑦ ‘사료관리시스템’이란 기록물의 등록ㆍ수집ㆍ보존ㆍ활용ㆍ이관ㆍ폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템이다.
⑧ 보존 기간의 ‘준영구’란 기록물이 보존 기간의 기산일부터 50년이 경과한 경우, 또는 동종(同種)ㆍ대량 기록물로 보존 가치가 상대적으로 낮은 기록물은 30년을 경과한 경우를 의미한다.
제5조(문서고 운영 책임)
① 주교회의 사무처장은 문서고 설치와 운영, 그리고 기록물 관리 업무 등 문서고와 관련된 전반적인 업무를 지휘 감독하고 그에 따른 권한을 갖는다.
② 주교회의 사무처장은 필요할 경우 비밀 문서고를 별도로 설치, 운영할 수 있다(교회법 제489조제1항, 제490조 참조).
③ 주교회의 사무국장은 주교회의 사무처장의 권한 하에 주교회의와 주교회의 산하 기구, 그리고 교회 사료 등 모든 기록물을 이관(移管)ㆍ수집ㆍ정리ㆍ보존ㆍ활용 등 기록물 관리 업무를 집행한다.
④ 주교회의 문화예술위원회를 비롯한 주교회의 모든 산하 기구들의 책임자는 관련 기록물의 수집과 보관에 적극 협력한다.
제6조(문서고 운영 특별 위원회) 주교회의 사무처장은 문서고 운영을 위하여 기록물자문위원회, 기록물평가심의위원회, 기록물공개심의위원회 등을 구성하고, 소집할 수 있다.
제7조(주요 업무 및 업무 분장)
① 주교회의 사무국장은 문서고 업무의 실무 책임을 맡는다.
② 주교회의 사료실은 사무국장의 지시 아래 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 주교회의 기록물 관리에 관한 기본 계획 수립ㆍ시행
2. 주교회의 기록물 분류체계 관리
3. 주교회의 기록물 보존 기간별 책정 기준표 관리
4. 주교회의 기록물 수집ㆍ관리 및 활용
5. 기록물자문위원회와 기록물공개심의위원회 운영 지원
6. 기록물평가심의위원회 운영 지원 및 기록물 폐기 관리
7. 사료관리시스템의 설치 및 운영
8. 기록물의 디지털 변환 및 검색ㆍ열람 제공
9. 문서고 시설 및 장비 관리
10. 그 밖에 교회의 중요 기록물 수집ㆍ관리

제2절 기록물의 관리
제8조(기록물 분류) 기록물은 보관상 특성에 따라 다음과 같이 분류하여 관리한다.
1. 주교회의에서 업무 수행 과정에서 생산ㆍ접수한 모든 기록물
2. 교회의 재산관리 기록물(박물류 포함)
3. 비밀 기록물(교회법 제489조제1항, 제490조 참조)
4. 교회 사료(교회법 제491조 참조)
5. 교회 단체의 활동 기록
6. 한국천주교중앙협의회 발행 간행물(성서, 전례서, 교회법, 교리서 등)
7. 위 1-6호의 시청각 기록물과 전자 기록물
제9조(기록물 수집)
① 한국 천주교회 관련 기록물(박물류 포함)을 선별하고 수집한다.
② 한국천주교주교회의와 산하 기구 관련 기록물(박물류 포함)을 선별하고 수집한다.
③ 유실 위험이 있거나 분산된 교회 기록물들을 우선 수집한다.
④ 교회 역사에 관한 기록물을 가지고 있는 기관 단체에 반환 요청하거나 보존 매체(마이크로필름, 광디스크, 이미지 등)로 기록물을 수집한다.
⑤ 기록물 수집을 위하여 관련 협회 등에 가입할 수 있다.
제10조(협력) 주교회의 사료실은 주교회의 문화예술위원회와 관련 기관 단체의 협력을 받아 한국 천주교회 관련 고문서의 수집ㆍ정리ㆍ관리를 수행하고, 그 보존은 문서고에 한다.
제11조(기록물 관리)
① 주교회의는 업무 수행 과정에 기반을 둔 표준화된 기록물 관리를 위하여 분류체계와 분류기준표를 작성ㆍ운영하며, 관리한다. 분류기준표에는 업무 설명, 보존 기간, 공개 여부 등의 관리 기준을 포함한다.
② 주교회의 기록물의 보존 기간은 단위업무별로 보존 기간의 책정 기준에 따라 시행하되, 특별히 보존 기간을 달리 정할 필요가 있는 단위업무는 관련 부서와 협의한 다음 변경한다.
③ 단위업무를 새로 생성하거나 변경할 경우에는 관련 부서와 논의하여 정하고, 분류체계와 분류기준표에 이를 반영한다.
④ 주교회의에서 생산ㆍ접수한 기록물이나 수집한 기록물은 등록번호를 부여하여 제4조제4항에 따른 사료관리시스템에 등록하고 전자화하여 관리한다.
⑤ 주교회의에서 생산ㆍ접수한 기록물이나 수집한 기록물의 실물은 주교회의 분류체계에 따라 기록물철별로 분류하여 편철ㆍ관리한다.
제12조(기록물 이관)
① 주교회의에서 업무를 수행하면서 생산ㆍ접수한 모든 기록물은 보존 기간의 기산일부터 2년 이내에 기록물철 단위로 문서고에 이관하여 보존한다.
② 주교회의 산하 기구에서 직무를 수행하면서 생산ㆍ접수한 기록물 가운데 보존 가치가 있는 원본 기록물은 보존 기간의 기산일부터 2년 이내에 기록물철 단위로 문서고에 이관하여 보존한다.
③ 업무 수행에 계속 필요한 기록물은 이관을 보류하고, 업무 참고 활용의 목적이 달성되면 해당 기록물을 이관한다.
④ 주교회의에서 수집한 교회의 중요한 기록물들은 문서고에 보존한다.
제13조(기록물 보존 기간)
① 기록물은 형태와 내용에 따라 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년 등 6종으로 보존 기간을 구분한다.
② 기록물은 제11조제2항의 보존 기간별 책정 기준에 따른다.
③ 보존 기간의 기산일은 처리가 완결된 날이 속하는 해의 다음 해 1월 1일로 한다.
제14조(비밀 기록물 보존 기간)
① 비밀 기록물은 제11조제2항의 보존 기간별 책정 기준을 참고하여 보존 기간과 비밀 보호 기간을 정한다.
② 보존 기간과 비밀 보호 기간이 정해진 기록물은 기록건별로 봉투에 넣어 봉인하고, 봉투의 접합 부분에 봉인 표지를 부착한 상태로 관리한다.
③ 비밀 기록물은 다음과 같은 경우 일반 기록물로 재분류할 수 있다.
1. 생산 기관이나 부서와 협의하여 일반 기록물로 변경된 경우
2. 비밀 보호 기간이 만료된 경우
3. 생산 후 30년이 경과한 경우(관련 인물이 생존한 경우는 예외)
제15조(기록물 보존 장소)
① 주교회의에서 인수한 기록물은 기록물 형태 등을 구분하여 문서고에 배치한다.
② 주교회의 사료실은 기록물의 안전한 보존을 위하여 기록물의 정수 점검 및 상태 점검 실시, 환경 기준 등을 위하여 필요한 조치를 취한다.
제16조(비밀 기록물 보존 장소) 비밀 기록물은 다음과 같이 관리한다.
① 비밀 기록물은 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀 문서고나, 문서고의 고정 금고에 안전하게 보관한다(교회법 제489조제1항 참조).
② 주교회의 사무처장은 비밀 기록물이 보관되어 있는 비밀 문서고나 고정 금고의 열쇠를 보관한다(교회법 제490조 참조).
③ 주교회의 사무처장이 공석인 경우 비밀 문서고나 고정 금고의 열쇠는 주교회의 의장 주교가 보관한다(교회법 제490조 참조).
④ 비밀 기록물은 인출하지 못한다(교회법 제490조 참조).
제17조(복제와 이중 보존)
① 보존 기간이 준영구 이상 등급에서 중요 기록물은 보존 매체(마이크로필름이나 광디스크, 이미지 등)로 복제하여 보존한다.
② 영구 보존 기록물 중 특히 중요한 기록물들의 사본은 제3의 장소에 분산하여 보관한다.
③ 역사적 상황 때문에 다른 장소로 분산된 기록물들, 특히 교회 역사에 관한 기록물일 때에는 반환 협정을 체결하거나 보존 매체(마이크로필름, 광디스크, 이미지 등)로 기록물을 복제하여 복원한다.
제18조(기록물 평가와 폐기)
① 보존 기간이 경과한 기록물은 기록물평가심의위원회에서 보존 기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 최종 심의한다. 보류로 구분된 기록물은 5년마다 보존 가치를 재평가한다.
② 기록물평가심의위원회에서 심의한 폐기 대상 기록물은 주교회의 사무처장의 승인을 받은 후 폐기한다.
③ 폐기 결정된 기록물은 별도의 보존 매체에 전자 기록물을 이동한 후, 사료관리시스템에 있는 폐기 기록물 관련 사항을 모두 삭제하고, 실물을 폐기한다.
④ 주교회의 기록물 폐기 목록과 보존 매체는 별도로 영구 보존한다.

제3절 시설 및 전산 관리
제19조(문서고의 시설과 장비 확보)
① 문서고는 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존 서고 공간, 열람 공간, 및 사무 작업 공간을 구분하며, 기록물 활용에 필요한 열람 장비를 갖춘다.
② 문서고는 기록물의 안전한 보존 관리를 위하여 보존 처리, 보존 시설, 장비 및 항온항습 환경을 구축한다.
제20조(문서고 보안 관리)
① 문서고는 통제구역으로 지정하고 잠겨 있어야 하고, 그 열쇠는 주교회의 사무처장의 책임 하에 주교회의 사료실에서 관리한다(교회법 제487조제1항 참조).
② 문서고는 외부 인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 할 경우에는 주교회의 사무국장의 허가를 받아야 한다.
③ 주교회의 사료실은 문서고의 전원 및 소화설비 시설물 작동 상태와 기록물의 오손 여부 및 해충의 발생 여부 등에 대해서 점검한다.
④ 사료관리시스템과 관련 장비 구축 및 전산 장비의 보안 관리는 관련 부서의 지원을 받는다.
⑤ 문서고의 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난 대비 계획 및 시설에 대한 준비는 관련 부서의 지원을 받는다.
제21조(사료관리시스템 및 장비 구축)
① 주교회의는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 사료관리시스템과 관련 장비를 구축한다.
② 사료관리시스템은 기록물의 생산 현황 보고, 이관 목록의 제출, 주요 기록물에 대한 검색, 활용 등이 가능하도록 설계하고 운영한다.
③ 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업 시스템을 구축하여 주기적으로 백업을 진행하고 상태를 수시로 점검한다.
④ 백업 기록물은 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산하여 보관한다(교회법 제491조제1항 참조).


제4절 기록물 활용
제22조(기록물 목록 작성)
① 문서고의 모든 기록물은 활용과 열람을 위하여 목록을 작성한다. 특히, 전국적으로 분산된 기록물은 교구, 단체, 개인이 소장한 교회 사료, 유물 등울 포괄적으로 목록화 작업을 해야 한다(교회법 제486조제3항, 제491조제1항 참조).
② 목록은 가장 현대적인 방법으로 작성하여 여러 문서고의 기록물을 통합 검색할 수 있는 환경을 강구한다.
제23조(기록물의 공개 여부 분류)
① 기록물 생산 부서는 이관하기 전에 해당 기록물의 공개ㆍ비공개 여부를 확인하고 이관한다.
② 공개 연한은 기록물의 내용에 따라 10년, 5년, 3년 등 3종으로 구분한다.
③ 비공개 기록물은 생산연도 종료 후 30년이 지나면 모두 공개하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 생산 기관이나 부서의 요청이 있는 기록물은 제외한다.
④ 주교회의 사무처장은 기록물 생산 기관으로부터 기록물 비공개 기간의 연장 요청을 받으면, 기록물공개심의위원회에서 심의한 후 해당 기록물을 공개하지 않을 수 있다.
⑤ 비공개로 재분류된 기록물은 재분류된 연도부터 5년마다 공개 여부를 기록물공개심의위원회에서 논의하여 재분류한다.
⑥ 비밀 기록물은 기록물의 내용별로 비공개 상한기간을 주교회의 사무처장이 따로 정할 수 있다.
제24조(기록물 열람)
① 주교회의에서 보존하고 있는 기록물 중 특별한 기록물을 제외하고 공개 연한이 지나면 기록건별로 열람할 수 있다(교회법 제487조제2항 참조).
② 기록물의 열람 장소는 주교회의 사료실 내로 제한하고, 열람 시간은 주교회의 근무 시간으로 한다.
③ 기록물의 열람은 소정의 신청 양식에 따라 주교회의 사무처장의 승인을 받아야 한다.
④ 기록물을 열람한 자는 그 기록물에 관한 정보를 열람 신청서에 적은 목적 외의 용도로 이용할 수 없다.
제25조(열람 제한)
① 개인 정보에 관한 기록물이나 연속성을 가진 업무 중 종결되지 않은 기록물의 열람은 주교회의 사무처장의 승인을 받아야 한다.
② 공개 연한이 지난 기록물이라도 관련 기록물이 당시 상황과 민감하게 관련이 있으면 제한할 수 있다.
③ 비공개 대상 기록물은 열람을 제한할 수 있다.
④ 다음 각 호에 해당하는 경우에도 기록물의 열람을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람하고자 하는 경우
3. 다른 정관 또는 규정에서 기록물의 열람을 제한하고 있는 경우
4. 한국천주교중앙협의회 발행 간행물 등에 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
6. 영리를 목적으로 기록물을 이용하는 경우
7. 그 밖에 기록물 내용이 열람이 부적합하다고 판단되는 경우


제5절 문서고 운영 일반 사항
제26조(기록물 관리의 표준화 및 전문화) 주교회의 사료실은 기록물의 체계적ㆍ전문적 관리 및 효율적 활용을 위하여 기록물 관리의 표준화 계획을 세우고, 담당 직원의 능력 향상을 위한 교육ㆍ훈련 대책을 마련한다.
제27조(비밀 누설 금지) 주교회의 사료실은 기록물 업무 담당자와 접근ㆍ열람하였던 자에게 기록물 취급 과정에서 알게 된 사항에 대한 비밀 엄수와 정보 유출 금지를 고지한다.
제28조(운영 기록) 주교회의 사료실은 업무 일지, 열람 대장, 인출 대장 등 문서고 운영에 관한 기록을 남긴다.
제29조(업무 보고) 주교회의 사료실은 이 규정에 따라 각종 기록물을 정리하여 보존하고, 보고 사항은 주교회의 사무처장과 주교회의 사무국장에게 한다.
제30조(운영 사항) 주교회의 사무처장은 이 규정에서 정한 것 외에 문서고에 필요한 사항을 따로 정할 수 있다.


부칙
제1조(기타 규정) 이 규정에 정하지 않은 사항은 교회법과 관례를 따른다.
제2조(시행과 개정) 이 규정은 주교회의가 승인한 날부터 시행하며, 주교회의는 이를 개정할 수 있다.